Surat Bisnis
Apa
itu Pengertian Surat?
Menurut pusat pembinaan dan pengembangan
Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku
untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan
masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan
rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan
kerja, surat keputusan dan lain-lain.
Apa
juga yang dimaksud dengan (SURAT BISNIS)?
Secara umum, definisi dan pengertian
surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi
atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada
pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat
via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam
jumlahnya, bisa meliputi surat perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat
pemesanan produk, surat pindah alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak
kerjasama, surat perjanjian ataupun surat pengaduan.
Format
penulisan business letter (SURAT BISNIS)
Terdapat
tiga format penulisan business letter yang penulis tampilkan.
1.
Format Block (Block Format) : Business Letter
Format
block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana
atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya
diletakkan pada bagian kiri surat.
______________________________________________________
Return
Address Line 1 1
Return
Address Line 2
Date
(Month Day, Year) 2
Mr./Mrs./Ms./Dr.
Full name of recipient. 3
Title/Position
of Recipient.
Company
Name
Address
Line 1
Address
Line 2
Dear
Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject:
Title of Subject 5
Body
Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body
Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body
Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Closing
(Sincerely...), 7
Signature
8
Your
Name (Printed) 9
Your
Title
Enclosures
(2) 10
Typist
Initials. 11
______________________________________________________
2.
Modified Block Format: Business Letter
Pada
Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address),
tanggal (date), closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed
name) berada di bagian kanan surat.
______________________________________________________
Return
Address Line 1 1
Return
Address Line 2
Date
(Month Day, Year) 2
Mr./Mrs./Ms./Dr.
Full name of recipient. 3
Title/Position
of Recipient.
Company
Name
Address
Line 1
Address
Line 2
Dear
Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject:
Title of Subject 5
Body
Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body
Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body
Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Closing
(Sincerely...), 7
Signature
8
Your
Name (Printed) 9
Your
Title
Enclosures
(2) 10
Typist
Initials. 11
______________________________________________________
3.
Semi-Block (Indented) Format: Business Letter
Pada
semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama
dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat
menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.
______________________________________________________
Return
Address Line 1 1
Return
Address Line 2
Date
(Month Day, Year) 2
Mr./Mrs./Ms./Dr.
Full name of recipient. 3
Title/Position
of Recipient.
Company
Name
Address
Line 1
Address
Line 2
Dear
Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject:
Title of Subject 5
Body Paragraph 1 . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body Paragrah 2 . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Body Paragraph 3 . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Closing
(Sincerely...), 7
Signature
8
Your
Name (Printed) 9
Your
Title
Enclosures
(2) 10
Typist
Initials. 11
______________________________________________________
Di
bawah ini adalah keterangan dari nomor-nomor yang ada di setiap format business
letter di atas:
1) Your Address (Alamat Penulis)
Ini
adalah bagian alamat penulis. Penerima dapat lebih muda untuk menemukan alamt
penulis jika mengirim surat balasan.
2) Date (Tanggal)
Ini
adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal
adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012
3) Inside Address (Alamat Tujuan)
Ini
berisi nama peneriam surat, jabayanya, dan nama perusahaannya disertai
alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujuakn,
jangan kosongkan, tetapi coba untuk menguanakan jabatannya, seperti “Director
of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.
4) Salutation (Salam Pembuka)
Dalam
bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir
peneriam)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak
dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of
Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.
5) Subject Line (Perihal)
Perihal
membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut,
misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian
optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.
6) Body (Isi Surat)
Isi
surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan.
Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa
adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian
akhir isi dengan penutup.
7) Closing (Penutup)
Bagian
ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan
penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebaginya.
Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang
menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama,
yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
8) Signature (Tanda Tangan)
Bagian
ini adalah tanda tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam atu
biru.
9) Printed Name (Nama Pengirim)
Bagian
ini adalah nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda bisa
memberikan jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama. Beri
jarak antara penulisan nama dengan lampiran.
10) Enclosure (Lampiran)
Jika
sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis
haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure
(jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.
11) Typist Initials (Inisial Penulis)
Jika
seseorang selain kamu menulis surat yang kamu tulis, cantumkan inisial anda
diikuti oleh inisial penulis tersebut dibagian bawah format, misalkan AG/gs.
Referensi
: Buku Komunikasi Bisnis Oleh Djoko Purwanto, M.B.A,Penerbit Erlangga, 2006
http://30riyadh.wordpress.com/2013/01/09/pengertian-surat-bisnis/
http://www.anneahira.com/images_wp/surat-bisnis-bahasa-inggris.jpg
http://www.disukai.com/2013/02/contoh-surat-bisnis-business-letter.html